Poster des SPP 1921 Abschlusskolloquiums

Die Poster aller Projekte zum Abschlusskolloquium des SPP 1921.

Abschlusskolloquium des DFG-Schwerpunktprogramms 1921 „Intentional Forgetting in Organizations"

Das DFG-Schwerpunktprogramm SPP 1921 „Intentional Forgetting in Organizations“ befindet sich auf der Zielgeraden. Zum Abschluss des SPP 1921, welches nun nach der zweiten Förderphase und somit nach 7 Jahren endet, veranstalten wir ein Abschlusskolloquium mit allen Beteiligten, dem Gutachter:innenkreis sowie Praxispartnern und -partnerinnen. Dabei schauen wir auf beide Förderperioden, auf die Erfolge des Projektes sowie Erfahrungen im interdisziplinären Arbeiten zurück.

Das Projekt SPP 1921 „Intentional Forgetting in Organisationen“ – Vergessensprozesse zur Verbesserung der organisationalen Praxis
Sowohl im Kontext von Produktionsprozessen als auch in der Verwaltung von Organisationen sind Prozess- und Routineveränderungen an der Tagesordnung. Sie stellen jedoch Organisationen immer wieder vor Herausforderungen bei der Bewältigung. Hier unterstützen die Ergebnisse der Forschung des SPP 1921 Organisationen konkret dabei, wie nicht mehr relevantes Wissen, nicht mehr relevante Prozesse und Routinen intentional vergessen werden können, um die Anwendung des Neuen, des Relevanten nicht mehr zu erschweren bzw. konfliktfrei zu ermöglichen.
Das Abschlusskolloquium findet vom 11. bis zum 13. Juli 2023 in den Räumlichkeiten des Deutschen Forschungszentrum für Künstliche Intelligenz Kaiserslautern (DFKI) statt.
Die acht Tandems stellen ihre Demonstratoren und Exponate vor, die im Projekt entwickelt wurden, um dabei zu helfen, die organisationale Praxis zu verbessern.

Seit 2020 werden die Erkenntnisse aus der ersten Förderphase (2016 – 2019) mit dem Schwerpunkt auf die Erforschung grundlegender Mechanismen des Vergessens in praktische Anwendbarkeit im Arbeits- und organisationalen Kontext insbesondere in der Produktion sowie Verwaltung übertragen.
Hierbei arbeiteten die Forschungsteams an folgenden Fragen:

Wie sehen selbstorganisierende "vergessende" Mensch-Maschine-Systeme aus?

Wie werden Prozesse und Strukturen mit vergessenden Informationssystemen gestaltet?

Welche Möglichkeiten bietet ein Vergessensmechanismus im Sinne von Chancen und Risiken, der in Informationssysteme implementiert ist?

Inwieweit verschafft das Vergessen der Organisation Zeit, um auf veränderte Umfeld Bedingungen zu reagieren?

Wie kann das Vergessen bei der Bewahrung des organisationalen Kerns helfen?

Wie kann bei der Synthese neuer Lösungen in Entwicklungsprozessen das gezielte Vergessen von Wissen genutzt werden?

Inwiefern führt das Vergessen zu besserer Anpassung in volatilen Umgebungen?

Wie führen diese Wirkungen auf organisationaler Ebene zu einer Verbesserung der Arbeitsbedingungen?

Untersucht wurden mögliche kognitive Entlastungen der arbeitenden Menschen, aber auch die Voraussetzungen für Vertrauen in Technologien, genauso wie die Gestaltung und Implementierung von Vergessensmechanismen in (intelligenten) technischen Systemen, die über keine natürlichen Vergessensmechanismen verfügen.
Die Ergebnisse beinhalten Design-, Gestaltungs- und Management Empfehlungen, in der Entwicklung von Software oder Prototypen. Konkret entwickelt werden z.B. Empfehlungen zur Berücksichtigung im Change-Management, Instrumente zur Zustandsanalyse und Gestaltung sozio-digitaler Funktionsteilung, Suchmaschinen, die vergessen können, Softwareassistenten, die bei der Löschung und Archivierung von Daten unterstützen, persuasive Systeme, die unterstützen Gewohnheiten zu vergessen.

Anne Thiele

Erfolgreicher Abschlussworkshop des DFG SPP „Intentional Forgetting in Organisationen" am DFKI Kaiserslautern

Vom 12. bis 13. Juli 2023 fand der Abschlussworkshop des sechsjährigen DFG-Schwerpunktprogramms „Intentional Forgetting in Organisationen“ (SPP 1921) am DFKI in Kaiserslautern statt. Knapp 60 Teilnehmende aus Deutschland stellten in 8 interdisziplinären Projekten aus den Bereichen Psychologie, Kognitionswissenschaften und (Wirtschafts-) Informatik der DFG und Gutachtern vor, wie selbstorganisierende „vergessende“ Mensch-Maschine-Systeme aussehen können.

Neben den Abschlussvorträgen konnte das DFKI die Ergebnisse der Projekte „Adaptive Prozess- und Rollengestaltung in Organisationen“, AdaptPro, (Prof. Ingo Timm) und „Methoden und Effekte von Managed Forgetting für die administrative Wissensarbeit“, Managed Forgetting, (Prof. Andreas Dengel) dem Publikum live demonstrieren.

AdaptPro betrachtet die Herausforderungen einer immer stärkeren Vernetzung von Arbeitsprozessen und deren steigender Komplexität. Um eine effektive, effiziente und störungsresistente Arbeitsweise zu gewährleisten, stellt sich die Frage, wie Rollen und Prozesse in sozio-digitalen Teams aufeinander abgestimmt und situativ angepasst werden können und wie eine Funktionsteilung optimal implementiert werden kann. AdaptPRO untersucht diese Frage unter dem Gesichtspunkt des Vergessens als optimale Wissens- und Aufgabenverteilung zwischen menschlichen Akteuren und intelligenten digitalen Systemen. Hierzu konnten die Besucher auf einem interaktiven Bildschirmpult diese Zusammenarbeit mit intelligenten Agenten verschiedener Autonomiestufen in der Rolle eines Einsatzleiters für Krisenfälle spielerisch erproben.
Ziel von Managed Forgetting ist die Schaffung einer adaptiven, sich selbst organisierenden Gedächtnisstruktur, die Wissensarbeiter bei der täglichen Arbeit umfassend unterstützt und alle arbeitsrelevanten Inhalte thematisch, kontextabhängig und nach Relevanz geordnet präsentiert und speichert. Dabei wurden in Kooperation mit der Universität Trier, der Pädagogischen Hochschule Ludwigsburg sowie dem L3S der Universität Hannover, Grundlagen aus der Psychologie wie Memory Inhibition und Memory Offloading in Assistenzmechanismen des Semantic Desktops des DFKI umgesetzt. Bei den verschiedenen Demonstratoren konnten unterschiedliche Vergessensmechanismen, wie etwa Zusammenfassen, Ausblenden, Unterdrücken, Adaptieren von Verzeichnisinhalten, vergessende Suche, Kontexte bis hin zu dem Einsatz der Mechanismen im Semantic Desktop/CoMem-System des DFKI, erfahren werden.
Die fruchtbare interdisziplinäre Zusammenarbeit hat innovative Forschung und Ergebnisse ermöglicht, was uns darin bestärkt, solche Wege weiter zu beschreiten. Beim erfolgreichen Workshop in Kaiserslautern beschlich uns zum Abschied dieser interessanten Tandemprojekte doch etwas Wehmut.